PA KOTABARU LUNCURKAN APLIKASI SIMAS (SISTEM MANAJEMEN ARSIP DAN PERSURATAN)


Writed By admin : Tanggal 2019-01-22

PA KOTABARU LUNCURKAN APLIKASI SIMAS (SISTEM MANAJEMEN ARSIP DAN PERSURATAN)


Seiring berkembangnya teknologi yang semakin canggih, PA Kotabaru berhasil memanfaatkan system pengarsipan surat yang selalu menggunakan system manual, yaitu hanya dengan mencatat di buku agenda surat keluar dan surat masuk. Hal ini cukup merepotkan apabila pada saat-saat tertentu, operator yang menjadi pencatat surat mencari arsip surat pada tanggal tertentu, lebih-lebih yang arsip yang dicari adalah surat bertahun-tahun yang lalu.

Tim IT PA Kotabaru berhasil mengatasi hal tersebut dengan membuat sebuah aplikasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar yang dinamai dengan Aplikasi Surat Keluar Masuk (SIMAS) oleh Tim Pengembangnya. Aplikasi SIMAS ini dibuat khusus untuk wilayah Peradilan Agama dan Negeri, karena system pencatatan yang dilakukan biasanya hampir sama disetiap instansi pengadilan agama maupun negeri.

Aplikasi SIMAS ini dirancang untuk memudahkan operator dalam memasukan arsip surat masuk maupun surat keluar. Karena dalam system SIMAS telah dibuat auto generate dalam penulisan nomor surat yang biasanya memakan waktu yang cukup lama. Namun dengan fitur auto generate nomor surat ini, penginputan surat menjadi lebih cepat. Masih ada beberapa fitur surat yang dapat membantu operator seperti pencetakan kartu kendali dan lembar disposisi surat masuk yang membuat operator tidak perlu lagi menulis lembar disposisi dan kartu kendali. 


Dengan Aplikasi ini nomor surat tidak perlu lagi meminta ke bagian operator secara langsung, namun hanya degan klik request surat maka nomor surat sudah bisa digunakan, aplikasi SIMAS sudah secara otomatis menggenerate nomor surat. Hanya dengan menggunakan tanggal surat dan nomor kode surat, nomor sudah bisa didapatkan. Bayangkan jika peminta nomor surat harus kekesekretariatan untuk meminta nomor surat, terus kepenanda tangan untuk meminta tanda tangan atasan, kemudian kembali lagi ke kesekretariatan untuk menyerahkan arsip. Dengan  aplikasi ini, peminta surat dapat langsung meminta nomor surat di kursinya masing-masing, tanda tangan, dan upload arsip di kursinya saja.

Dalam lingkungan peradilan, pengiriman surat hampir selalu dilakukan dengan email, dengan aplikasi SIMAS operator tidak perlu lagi membuka website penyedia email dan melakukan pengiriman email secara manual. Dengan fitur pengiriman email secara otomatis setelah arsip surat keluar diinput, maka surat akan bisa dikirim melalui fitur kirim email otomatis.

 Diharapkan kedepanya aplikasi ini dapat digunakan dengan baik oleh Pengadilan Agama Kotabaru


Hj. Aslamiah, S.Ag., M.H Ketua PA Kotabaru

Informasi yang cepat, akurat, dan dapat dijangkau oleh semua kalangan adalah harapan terbesar kami...

Statistik Pengunjung

Pemda Kotabaru